Příprava na pracovní pohovor: ACCESS

Hledáte práci? Pak dobře víte, že bez počítačových znalostí jen těžko na trhu práce uspějete.

Ve spolupráci s personalisty jsme připravili nejčastější otázky pro ověření znalostí programů Microsoft Access.

Věděli jste, že na každém správném pracovním pohovoru prověřují Vaše počítačové znalosti?
Připravte se na pracovní pohovor a zdokonalte se, zvýšíte tak své šance! Zvýšíte si svou kvalifikaci.

Pokud si do životopisu chcete uvést znalost tohoto programu, musíte znát tyto základní znalosti!

Kurz se skládá z kapitol, respektive témat z praxe. Každá kapitola obsahuje video s odborným výkladem. Pohodlně si tak můžete každé video přehrát, kolikrát chcete, dokud skutečně neporozumíte.

Druhou částí kurzu je procvičování. Každá kapitola obsahuje jednoduchý úkol, který opisuje to samé, co jste se naučili ve výukovém videu. Nemusíte se tak bát, že budete potřebovat s úkolem poradit. Snadno se totiž můžete vrátit k videu a znovu se podívat "jak se to udělá".

Kurz si můžete koupit buď samostatně pro jednotlivé programy, nebo za zvýhodněnou cenu všechny programy dohromady.



CO SE NAUČÍTE: ACCESS

Návrh nové tabulky
Tabulka je základní objekt vytvářené databáze (další objekty databáze jsou např. dotazy, sestavy, formuláře a další). Každá tabulka by měla obsahovat taková data, aby nedocházelo k duplikování informací, proto je nutné pečlivě zvážit, které údaje kam zařadíme. Primární klíč slouží k jednoznačné identifikaci každé položky. Jako primární klíč tedy nesmí být použito pole, které by se mohlo shodovat u dvou položek – u seznamu zaměstnanců bychom jako primární klíč nepoužili jméno zaměstnance, protože několik zaměstnanců se může jmenovat stejně. Pro tuto tabulku by se například hodilo rodné číslo zaměstnance. Primární klíč pak hraje důležitou roli v propojení odpovídajících dat v různých tabulkách. Ve tvorbě polí (sloupců) tabulky se dozvíte, že každá nová tabulka musí mít jasně definované názvy polí, což jsou vlastně názvy sloupců tabulky. Dále u každého pole vybereme datový typ, kterým definujeme, zda bude v tomto poli zadáván text, číslo nebo datum a čas apod. Na závěr si ke každému poli můžeme vložit vlastní popis. V dolní části návrhového okna můžeme definovat další vlastnosti pole, jako jsou například velikost pole, povinnost zadat hodnotu, indexace pole, která usnadňuje prohledávání a řazení dat v tabulce a další. Na závěr je samozřejmě nutné tabulku uložit a vhodně pojmenovat.
Řazení, filtrování a hledání v záznamech
Díky možnosti seřazení záznamů podle Vašich požadavků se budete v tabulce lépe orientovat. Data v tabulce můžete řadit podle Vámi vybraného pole, vzestupně či sestupně. Hledání záznamů slouží k rychlému vyhledání požadovaného záznamu v rozsáhlé tabulce. V dialogovém oknu „Najít a nahradit“ budete mít možnost určit oblast hledaného výrazu – zda to bude v aktuálním poli, či celém dokumentu. Dále můžeme zvolit, zda má Access porovnávat hledaný výraz s celým polem, s jakoukoli částí pole či pouze se začátkem pole. Dále můžete určit, zda má rozlišovat velká a malá písmena. Opakovaným stisknutím tlačítka „najít další“ vyhledáte všechny záznamy, které se shodují s Vámi zadanými kritérii. Filtrace záznamů, stejně jako předchozí dvě funkce Accessu, slouží k pohodlnější a přehlednější práci s rozsáhlým množstvím dat. Často se stane, že budete chtít vidět pouze některá data z tabulky a hodilo by se Vám, aby ostatní data zůstala skrytá. K tomu právě slouží filtrace – Vy zadáte kritérium, podle kterého Access vyfiltruje Vámi požadovaná data a ostatní data skryje.
Import dat
Základem databází jsou různé tabulky, tyto tabulky bývají často vytvářeny v jiných aplikacích než je Access. Proto je dobré vědět, jakým způsobem lze data z těchto tabulek vložit do tabulek naší databáze v Accessu. Data z externích zdrojů můžeme vložit do nové tabulky, máme však také možnost tato data přidat do již existující tabulky k datům stávajícím. Pokud využijeme tuto možnost, nově vkládané záznamy musí odpovídat uspořádání, typu a případným omezením dat v cílové tabulce. Mnoho uživatelů vkládá svá data do tabulek v Excelu, proto je propojení s Excelovými tabulkami jednou z funkcí Accessu. Pomocí nástroje pro import můžete snadno vložit data z Excelové tabulky do již existující tabulky v Accessu nebo tato data vložit do nové tabulky, případně můžete využít možnosti vytvořit odkaz na zdroj dat. Na tomto místě je vhodné znovu připomenout, pokud vkládáte data do již existující tabulky, je nutné, aby tato data odpovídala uspořádání cílové tabulky – první sloupec tabulky Accessu musí odpovídat prvnímu sloupci tabulky v Excelu apod. Než začnete importovat data do tabulky v Accesu, uložte a zavřete tuto tabulku. I u tohoto způsobu importu dat platí, že nově vkládané záznamy musí odpovídat uspořádání dat v cílové tabulce. Tento způsob importu se nejvíce používá v případě, že chcete vkládat jen nepatrná množství dat nebo jen některou část dat z externí tabulky.
Relace
Data ukládaná v databázích jsou obvykle rozčleněna do více tabulek a každá tabulka se vztahuje k jinému druhu informací. Informace v těchto tabulkách však spolu souvisí – existují mezi nimi logické vazby. Často se pak hodí tyto tabulky podle společného identifikátoru propojit. Správně nadefinované relace (vztahy) mezi tabulkami nám umožní vidět v každé tabulce také všechny související informace z ostatních tabulek. Konkrétní příklad pro databázi knihovnička – v této databázi jsou zvlášť uložena data o titulech, o autorech či o klientech. Relace pak např. slouží k tomu, abychom z tabulky Autor mohli jednoduše zjistit, jaké knihy napsal daný autor a jestli si tyto knihy klienti vypůjčili či ne. Vztahy mezi tabulkami nastavíte v okně relace, které patří mezi Databázové nástroje. V okně relace je také možné upravovat již vytvořené relace a to dvojklikem na vztah, který chcete upravit. Po nadefinování relací se můžete snadno přesvědčit o výsledku Vaší práce. Kliknete na vybranou tabulku a pomocí „+“ u jednotlivých řádků zjišťujete, zda díky vytvořeným relacím vidíte všechny související informace, které jste v této tabulce vidět chtěli.
Vytváření výběrového dotazu
Výběrový dotaz usnadňuje práci s daty, která pocházejí z různých tabulek a nějakým způsobem spolu souvisejí. Pokud chceme zobrazit informace z různých tabulek společně, můžeme využít výběrového dotazu. Výběrové dotazy se pak často využívají při tvorbě formulářů a tiskových sestav. Než začneme nový dotaz vytvářet, musíme si uvědomit, z jakých tabulek a z jakých konkrétních polí těchto tabulek budeme informace čerpat. Samotná tvorba dotazu je pak otázkou několika kliknutí. Data zobrazená ve výstupu dotazu mohou být seřazena jinak, než byste si představovali. Access samozřejmě nabízí možnost seřadit data podle Vámi zadaného klíče.
Filtrování dat ve výběrovém dotazu
Pokud nechceme zobrazit všechny záznamy, které by byly výsledkem původního dotazu, můžeme definovat kritéria pro filtraci již v návrhu dotazu. Kritéria mohou vypadat různě, záleží především na našich požadavcích a na typu pole, u kterého budeme kritéria definovat. Některá kritéria tedy můžeme vytvořit instinktivně pomocí základních operátorů a konstant. Pokud budete mít na kritérium náročnější požadavky, budete muset použít kritéria, která obsahují funkce, speciální operátory či odkazy na pole. Tvorbě těchto složitých kritérií se v našem videu nebudeme zabývat. Možnost filtrace dat v návrhu dotazu využijeme především, pokud jsou kritéria dotazu stálá a často se nemění. Pokud jsou kritéria dočasná, můžeme využít již nám známou filtraci dat až ve výsledku dotazu. Kritéria zadaná do řádku Kritéria pro více polí jsou spojena pomocí operátoru AND neboli „a současně“. V praxi to znamená, že zadáme-li kritéria filtrace do jednoho řádku, vyfiltrují se nám data, pro které budou platit všechny tyto podmínky současně. Může se stát, že nám nebude stačit jen jedna skupina kritérií, které budou platit současně. V tomto případě můžeme skupinu vyfiltrovaných dat rozšířit tak, že přidáme další kritérium do nového řádku. Dva řádky mezi sebou jsou spojeny pomocí operátoru NEBO, což znamená, že chceme, aby platila buď kritéria v prvním řádku nebo v druhém řádku – stačí nám, že bude splněna jen jedna skupina kritérií.
Výběrový dotaz s parametrem
U některých dotazů požadujeme, aby provedený výběr reagoval na požadavky uživatele. Parametrický dotaz vyzve uživatele, aby zadal některou z hodnot polí. Poté pomocí těchto hodnot parametrický dotaz sám vytvoří kritéria pro filtraci dat a zobrazí již vyfiltrovaný seznam požadovaných dat. Parametrický dotaz se vytváří téměř stejným způsobem jako klasický dotaz. Ke změně dochází až při tvorbě kritérií, kdy do řádku kritéria vložíme do hranatých závorek pokyn pro uživatele, aby zadal jednu z hodnot pole. Např. pro pole titul bychom mohli zadat pokyn „Napište titul knihy“. Dotaz pak zobrazí všechny záznamy s titulem, který zadal uživatel.
Souhrnný dotaz
Souhrnný dotaz slouží k zobrazení hromadných informací o skupinách záznamů vygenerovaných dotazem. Pomocí souhrnného dotazu tak můžeme zjistit např. součty ve skupinách, počty záznamů nebo průměrné hodnoty. Základem souhrnného dotazu je opět jednoduchý dotaz. Z jednoduchého dotazu se vytvoří souhrnný dotaz přidáním řádku „souhrn“. V tomto řádku pak vyberete jakou z agregačních (souhrnných) funkcí pro dané pole chcete použít. Nejčastěji používané funkce jsou: sum, avg, count, max, min. Access sám vytvoří název pole, který je výsledkem souhrnného dotazu. Tento název však ne příliš dobře vypovídá o tom, jaký údaj je v tomto poli zobrazen. Pro jasnější popis pole můžete využít možnosti vytvořit titulek tak, aby bylo zřejmé co pole zobrazuje.
Výběrový dotaz se strukturovanými poli
Strukturovaná pole jsou výrazy, které je možné vytvářet pomocí různých operací a funkcí. Může tak například vzniknout pole, které obsahuje spojení dvou různých polí jedné z tabulek. Pomocí funkcí pak můžete vytvářet nepřeberné množství druhů strukturovaných polí tak, aby odpovídali přesně Vašim představám. Strukturovaná pole se vytvářejí v návrhovém zobrazení výběrového dotazu. Pomocí tvůrce dotazů, vytvoříte vzorec tak, aby odpovídal Vašemu požadavku na obsah pole. Po vytvoření vzorce v tvůrci dotazů se automaticky vloží název pole „výraz“, ten je možné změnit tak, aby bylo jasné co data v poli znázorňují.
Křížový dotaz
Křížový dotaz slouží k zobrazení souhrnných hodnot (součty, počty a průměry) z jednoho pole v tabulce do kontingenční tabulky. Tyto hodnoty jsou seskupeny podle dvou skupin údajů. První skupina představuje záhlaví řádků a druhá skupina představuje záhlaví sloupců. Typ dotazu se mění v návrhovém zobrazení dotazu. Po změně dotazu na křížový se v návrhu dotazu objeví možnost dalšího nastavení a to Křížová tabulka. Právě v tomto řádku si vybereme, která pole budou tvořit skupinu představující záhlaví řádků a která pole budou představovat záhlaví sloupců. Nakonec musíme definovat, ve kterém poli se mají zobrazovat souhrnné hodnoty.
Vytvoření jednoduchého formuláře
Formuláře slouží především k úpravě dat v tabulkách či zobrazení dat z dotazů. Práce ve formulář je uživatelsky příjemnější než s dotazem či tabulkou. Navíc se do formulářů obvykle nastavují omezení, která zabraňují poškození dat v případě neautorizovaného zásahu. Formulář lze vytvořit pomocí průvodce, což je jednodušší a příjemnější cesta, kterou ukážeme v našem videu. Formulář je také možné vytvářet pomocí návrhu. V prvním okně průvodce lze vybrat pole, která chcete zobrazit ve výsledném formuláři. Můžete vybírat jednotlivá pole z tabulky nebo jedním kliknutím všechna. Můžete také kombinovat pole z různých tabulek, pokud jsou tyto tabulky propojeny relacemi, této problematice se bude věnovat jedno z následujících videí. V průvodci formulářem je také možné nastavit způsob zobrazení dat, nabídne vám několik možností např. sloupce, tabulka, datový list a podobně. Nabídka těchto zobrazení se mění v závislosti na vybraných polích. Pomocí formuláře lze velmi snadno a uživatelsky příjemně vyplnit další záznamy do tabulky. Stejně jako zadávání nových záznamů je vyhledávání již existujících velmi snadné a rychlé, takto vyhledaný záznam navíc můžete snadno upravit či doplnit.
Úprava návrhu formuláře
Může se stát, že formulář vytvořený pomocí průvodce nebude vyhovovat Vašim požadavkům. V tomto případě je možné upravit formulář podle Vašich představ v návrhovém zobrazení formuláře. S formulářovými prvky lze v návrhovém zobrazení libovolně pohybovat hromadně či jednotlivě, je také možné například sloučit některé prvky do jednoho, abychom ušetřili místo apod. Velikost formulářových prvků lze opět měnit jednotlivě nebo hromadně, také je tu možnost změnit velikost prvků podle jednoho z polí tak, aby byly všechny prvky stejně velké. Průvodce vytváří většinou formuláře, kde je velká nevyužitá plocha. Tuto plochu lze několika tahy myší zmenšit. V praxi se může stát, že budete chtít do formuláře vložit obrázek, například firemní logo. V návrhovém zobrazení formuláře můžete vložit a upravovat obrázek podle vlastních představ.
formuláře s podformuláři
Formulář s podformuláři slouží k zobrazení nebo úpravám dat z více tabulek, které jsou propojeny pomocí relací. V jednom formuláři tak lze sledovat či upravovat závislá data z více tabulek najednou. V prvním okně průvodce lze vybrat nejen pole z jedné tabulky, ale také pole z jiných tabulek, které jsou vzájemně propojeny relacemi. Stejně jako při tvorbě obyčejného formuláře máte možnost vybrat si, jaké zobrazení dat preferujete. Na závěr definujete názvy obou formulářů.
Vytvoření jednoduché sestavy
Sestavy slouží k zobrazení vybraných dat bez možností úprav dat, proto jsou sestavy vhodné především pro účely tisku. Průvodce sestavou je nejjednodušší způsob tvorby sestavy s možností vlastních nastavení. Stejně jako u výběru polí při tvorbě formulářů, i zde máme možnost vybrat pole jednotlivě či hromadně z jedné či více propojených tabulek. Průvodce tvorbou sestavy nabízí možnost seřadit data podle Vámi zadaných polí, vzestupně či sestupně. Průvodce tvorbou sestavy také nabízí několik možností pro zobrazení dat, které uvidíte v náhledu. Po volbě zobrazení dat již pouze zadáte název sestavy a ta je pak připravena k tisku.
Výpočty v sestavách
Stejně jako v návrhovém zobrazení formulářů i zde v návrhovém zobrazení sestav lze měnit velikost prvků sestavy, jejich umístění v sestavě, přesně podle Vašich představ. Po vytvoření sestavy lze v návrhovém zobrazení sestavy přidat nové pole a jeho popisek. Tato možnost se hodí např. pro případ, že by bylo potřeba vložit pole, které bude obsahovat nějaký výpočet či funkci. Pomocí tvůrce výrazů můžete vytvořit libovolnou funkci či vzorec. Nově vytvořené pole pak bude obsahovat součet, součin jiných polí či počet prvků v poli apod. Nové pole má nastaven automatický formát, který nemusí vyhovovat Vašim představám. Tento formát lze změnit v panelu „Formátové“ v seznamu vlastností. Můžete tak změnit zarovnání textu v poli, formát zobrazení, formát rámečku pole a další.
Záhlaví a zápatí sestav
Část stránky, která je určena pro zobrazení informace pouze jednou. Pro záhlaví sestavy se jedná o zobrazení na první stránce před záhlavím stránky. Do záhlaví sestavy je tedy vhodné vložit název sestavy, případně logo firmy. Pro zápatí sestavy se jedná o zobrazení na poslední straně sestavy, kde se zobrazí souhrnné informace o sestavě. Záhlaví a zápatí stránky jsou určena pro umístění takových polí, která mají být zobrazována opakovaně na začátku a konci každé stránky. Do záhlaví stránky je vhodné umístit názvy sloupců tabulky, do zápatí stránky např. aktuální datum tisku, číslování stránek či název souboru. Jak už bylo řečeno výše, zápatí sestavy slouží k zobrazení souhrnných informací o sestavě. Pomocí tvůrce výrazů lze do polí vložit funkce, které spočítají požadované souhrny. V tvůrci výrazů lze použít již předdefinované funkce např. průměr (Avg), počet (Count), maximum (Max), součet (Sum) a další.
Sestavy se skupinami
Sestava se seskupením má smysl pro záznamy s opakující se hodnotou v některém poli. Obvykle se jedná o propojené záznamy z více tabulek či dotazů. Mezi zvolená pole je třeba zařadit ta, podle kterých chcete provést seskupení. Access vám sám nabídne možné úrovně seskupení podle toho, jak vyhodnotil vztahy mezi tabulkami, tyto úrovně však lze upravit podle Vašich potřeb. Stejně jako u sestavy bez skupin i zde lze data řadit podle Vámi zadaného pole. Dále je možné podle náhledu zvolit, které zobrazení dat Vám nejvíce vyhovuje.
Export dat
Data z tabulky, dotazu, sestavy či formuláře je možné exportovat do jiného souboru aplikace Access, do aplikace Excel, do webové stránky (formát HTML či XML), do služby Microsoft Windows SharePoint Services, do aplikace Microsoft Word nebo jiného textového formátu (pdf), do jazyka XML nebo do jiné databáze. Všechny tyto možnosti naleznete na kartě Externí data. Export sestavy provedeme na kartě Externí data snadno několika kliknutími. Pokud budete provádět export častěji, můžete si první export uložit a později ještě rychleji svá data exportovat. Než začnete data exportovat, je možné je filtrovat. Nejdříve provedete filtraci a poté tato vyfiltrovaná data exportujete, v tomto případě do formátu html, který naleznete také na kartě externí data, ukrytý pod rozbalovací nabídkou další.
Ověřovací pravidlo
Ověřovací pravidlo omezuje obsah, který uživatelé mohou zadat do pole tabulky nebo do ovládacího prvku ve formuláři. Ověřovací pravidla tak slouží ke kontrole zadávaných dat. Pokud je do pole zadána jiná hodnota, než je povolena ověřovacím pravidlem, je tato hodnota zamítnuta a zobrazí se chybové hlášení. Platnost ověřovacích pravidel se projeví při zadávání nových dat, na již existující data se pravidla nevztahují. V návrhovém zobrazení tabulky vyberete pole, pro které má platit ověřovací pravidlo. Ve vlastnostech tohoto pole definujete ověřovací pravidlo, pomocí již dobře známého tvůrce výrazů. Pod ověřovací pravidlo nakonec zadáte text, který se má zobrazit při zadání chybné hodnoty.

OBJEDNAT


zvolte kurz
operátor



telefonní číslo
+420

jiné telefonní číslo pro přihlášení
email




Po kliknutí na "Objednat" Vám přijde SMS s heslem, které zadáte do stránky, která se Vám otevře (stránky vybraného operátora) a po přihlášení budete vyzváni k potvrzení platby (bez tohoto potvrzení není kurz aktivován). Po kliknutí na potvrzení, Vás operátor přesměruje přímo do kurzu. Případně se můžete přihlásit na našich stránkách (vpravo nahoře).


Pokud chcete zaplatit převodem na účet, kontaktujte nás.


Video kurzy MS OFFICE 2010 a 2007

Kurz je složen z několika výukových videí s odborným výkladem.
Videa byla vytvořena odborníky z Univerzity Hradec Králové.
Vytvořeno ve spolupráci s odborníky Univerzity Hradec Králové, Fakulty Informatiky a managementu